Gestion électronique des documents

L’installation d’une GED, même dans une petite structure, confère de nombreux avantages qui concourent à une augmentation significative de la productivité.
Accès aux documents, même à distance, affectations aux personnes concernées, protection et sauvegarde par gestion des historiques, indexation…
La description des fonctionnalités des GED s’appuie ici sur le logiciel M-Files.

+ Définition Wikipédia

La gestion électronique des documents (GED) désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d’une organisation. Il met principalement en œuvre des systèmes d’acquisition, de classement, de stockage, d’indexation, de consultation (exemple d’utilisation : la numérisation de masse de documents papiers). La GED participe aux processus de travail collaboratif, de capitalisation et d’échanges d’informations. C’est un processus de finalité qui découle du cycle de vie du document. La GED peut permettre un gain de temps et d’argent énorme pour les organisations. En effet, elle permet l’indexation des documents et surtout la numérisation qui comprime le « volume papier ». La GED fait appel à des algorithmes statistiques afin de classer et retrouver les documents par pertinence. [...](Extrait Wikipédia)

 

Accès aux documents

L’accès à l’ensemble des documents est facilité par des méthodes de recherche intuitives. Un document n’est plus uniquement accessible par sa localisation dans le disque dur (PATH) ou par l’usage de divers raccourcis, mais par une quasi infinité de chemins intuitifs qui peuvent se créer à la volée en fonction des besoins. Pour le même document, l’explorateur de fichiers du comptable sera totalement différent de celui du dessinateur.

Exemple : Un technicien sur un chantier rédige une note. Il communique cette note par mail au chef de chantier qui va la stocker dans un dossier client sur le serveur.
Pour retrouver la note, il faut aller sur le serveur, dans le dossier du client puis dans le dossier du chantier en question, dans lequel on trouvera sans doute un dossier de notes.
Avec un gestionnaire de documents, on peut basculer d’un simple clic entre l’affichage des notes de untel, l’affichage des documents de tel ou tel chantier, ou de tel ou tel client, ou les notes qui ont été rédigées tel ou tel jour, lues par telle ou telle personne…

+ Objection fréquente

  • – Mais moi, pour trouver un document, je passe par la recherche Windows !
  • – La puissance d’une GED est sans comparaison possible. Les résultats des recherches sont disponibles quasi immédiatement et ils offrent des avantages importants, comme la prévisualisation (de laquelle on peut directement tirer des éléments pour le presse papier), ou la recherche itérative, la mise en place de colonnes de tri détaillées…

Autres avantages

L’accès aux documents est loin d’être le seul avantage.

Classement automatique et dynamique des documents

Bien qu’on puisse garder une organisation traditionnelle, la façon la plus rapide est « jeter » le document dans M-Files. Une fenêtre s’ouvre dans laquelle on dit que le document est de classe x, y ou z, voire sans classe si on est fainéant.
Selon la classe choisie, telles ou telles propriétés doivent être renseignées (obligatoirement ou non selon nos préréglages). Et c’est tout !
Ce classement peut même s’appliquer à tout un groupe de documents en même temps et n’est jamais définitif.

Les flux de travail et affectations

Imaginons une facture arriver par la poste :
Le document est scanné par le réceptionnaire du courrier et affecté au responsable administratif. Celui-ci, éventuellement prévenu par mail automatique, va consulter le document qui lui est affecté et auquel, si nécessaire, personne d’autre n’a accès. S’il constate un problème, il va affecter le document au chef de chantier avec une petite note du genre « Peux-tu vérifier les quantités ? Si ok, transmets au comptable. »
Le chef de chantier, si besoin prévenu par un mail automatique, vérifie le document et l’affecte au comptable avec ses observations.
Le document devient à ce moment visible pour le comptable…

Les modèles de documents

Habitué des modèles de documents dans la suite bureautique ? M-Files simplifie le processus et autorise la création et gestion de modèles pour tout type de document.

La conservation de l’historique des documents

Chaque modification du document est enregistrée, ce qui assure une grande sécurité et est un complément de la sauvegarde.
On peut repartir d’une ancienne version pour créer un document différent.

L’accès à distance

M-Files propose un accès par le Web. Si un document est autorisé en accès pour tel personne, cette dernière pourra le consulter partout sur le Web.

Gestion des relations inter-documents

Les documents peuvent avoir des relations vers d’autres documents. Les relations sont transitives et on peut donc naviguer intuitivement dans l’ensemble des documents.
J’ai oublié le nom d’un client et le nom d’un chantier, je vais les retrouver par l’intermédiaire du fournisseur d’un des produits vendus.

Etc.